mari.rakkolainen(at)formin.fi +358 50 357 7435

Arviointia ennen muuta

Kari I. Mattila, SAYFESin hallituksen varajäsen. M. Sc. Environmental Management Johtajuustaito.fi Oy.

Arviointi on monen mielessä jonkin tapahtuman jälkikäteen tapahtuvaa työstämistä. Se on kuitenkin paljon muutakin. Ja arvioinnin suuri arvo on sen tulosten käytettävyydessä seuraavassa projektissa tai vastaavassa. Tämä on kuvaus yhdestä arviointiprosessista, joka tuotti poikkeuksellisen hyvät tulokset.

Arvioinnilla riskit minimiin

Hieman taustaa ennen varsinaista prosessia. Minä olen arvioijana ja auditoijana monissa eri prosesseissa. Olen myös ollut kehittämässä kansainvälistä arviointi- ja auditointiprosessia Golf toimialalle. Tämä case on juuri golfin ääreltä. Golfkentän rakentamisen prosessista, jossa hyödynsin arviointia apuna. Tämä työ koski aluetta, johon liittyi Natura merkittyjä alueita, erityisiä lintukosteikkoja sekä Helsingin kaupungin varavesialue. Ja hankkeen arvo oli euroina yli 15 miljoonaa. Minun tehtäväni oli tukea hanketta ympäristö asioissa. Olihan odotettavissa, että noin haastava alue tuottaa valituksia ja matkalle tulee esteitä.

Jokainen päivä, jonka työt viivästyisivät valitusten takia, tarkoittaa lisäkustannuksia. Jokainen keskeytys maksaa, yhden päivän hinta voitiin arvioida liki 10 000 € arvoiseksi. Häiriöt piti siis pyrkiä minimoimaan!

Arvioinnilla riskit minimiin, siitä se lähti. Ensimmäinen askel minulla oli siis arvioinnin tekeminen aiemmin toteutetuista projekteista. Mikä niissä oli aiheuttanut viivästyksiä ja valituksia? Mikä oli todellinen syy, silloin kun valitus oli sitten ajan kanssa saatu kumottua. Miten valitus oli saatu kumottua? Piti siis käydä useampi projekti läpi toiminnallisen ja varsinkin tällaisessa tapauksessa myös emotionaalisen arvioinnin näkökulmasta.

Arviointitieto hyötykäytössä koko prosessin ajan

Arviointityö tuotti muutamia selkeitä tuloksia, osin myös yllättäviä. Odotettavissa olevaa arvioinnin tuottamaa informaatiota oli mm:

  • Paikallista yhteisöä ei ollut osallistettu
  • Suunnittelu oli liian suuripiirteistä
  • Viestintää ei ollut, tai se ei sisältänyt vastaanottajien kannalta olennaista informaatiota
  • Esitettyihin kysymyksiin ei vastattu
  • Osa yhteisöstä nousseista asioista leimattiin joidenkin tekemäksi tavoitteelliseksi häiriköinniksi

 

Samalla kuitenkin tuli selkeästi näkyville muutamia, ei niin odotettavissa olleita asioita:

  • Osassa tapauksia vastaajat eivät oikeasti tunteneet aluetta
  • Aluevaikutusta ei useimmiten ollut mitenkään arvioitu
  • Se informaatio, jota alueen asukkaille ja muille sidosryhmille tuotettiin, tehtiin projektin, ei alueen asiakkaiden näkökulmasta

 

Arviointi antoi siis selkeän kuvan siitä, mitä kannattaisi tehdä toisin. Tuo arviointitieto vietiin sitten sekä arkkitehtien että muun projektin johdon tietoon. Tämän pohjalta tehtiin toimenpidesuunnitelma aikatauluineen. Lähdettiin luomaan mallia, jossa ratkaisut muodostuvat paikallisen asukkaan, ei projektin, näkökulmasta.

Arvioinnin tuloksena oli noussut esille muutamia kriittisiä toimia. Näistä ensimmäinen oli varhainen tiedon jakaminen. Siis alueen asukkaille mahdollisuus tulla tutustumaan suunnitelmiin, ennen kuin mitään rakentamista oli aloitettu. Tämä tarkoitta myös sitä, että heitä aidosti pystyttiin kuulemaan. Osana ensimmäistä kuulemista oli myös kysymysten esittäminen asukkailla. Kuten ”Tuolla menee luontopolku, joka on heikossa kunnossa. Olemme ajatelleet säilyttää sen ja kunnostaa sen, mutta onko se oikeassa paikassa?”

Tapahtuman jälkeen oli välittömän arvioinnin paikka. Oliko tapahtumalle asetetut tavoitteet saavutettu? Mitä asioita ja huolia nousi läsnä olevien kommenteista? Miten nuo linkittyivät ja suhtautuivat aiemmin tehtyihin arviointeihin toteutetuista projekteista. Miten pitäisi esille nousseista asioista viestiä eri tahoille?

Tämä arviointiprosessi jossa katsoimme historian oppeihin, tämän hetken tilanteeseen ja tulevaisuuden tavoitteisiin, oli äärimmäisen tärkeä. Tunnistimme muutamat riski- ja kipukohdat, joihin oli välttämätöntä puuttua. Arvioinnin tuloksena todettiin, että osallistamista ja kuulemista pitää vielä lisätä. Näin tehtiinkin esim. käymällä monipuolista dialogia alueen lintuyhdistyksen kanssa.

Matkan varrella sattui ja tapahtui. Tuli iso myrsky, joka kaatoi säilytettäväksi tarkoitettua metsää, löytyi liito-oravan jälkiä jne. Aloitusvaiheen arvioinnin tuloksena tehty päätös aktiivisesta vuorovaikutuksesta ja ihmisten huolten aidosta kuuntelemisesta toimi projektin ajan. Asukkaiden kanssa pystyttiin luomaan yhteisiä ratkaisuja. Ratkaisut pystyttiin liittämään alueen ihmisille tuttuihin asioihin, alueen luonnon piirteisiin. Alun arvioinnissa tärkeäksi tunnistettu alueen hyvä ja konkreettinen tuntemus antoi ihmisille uskon, että toimijat oikeasti tietävät ja ymmärtävät mitä tekevät ja mitä se vaikuttaa alueen ihmisten elämänpiiriin.

Aluevaikutusten arviointi tehtiin osin yhteistyössä alueen asukkaiden kanssa. Tämä koski niin liikennevolyymejä, kriittisten liikennekohtien tunnistamista kuin rakennettavan kokonaisuuden tuomia työllistymismahdollisuuksia. Asukkaat pääsivät myös vaikuttamaan valintoihin, hehän pääsivät ottamaan kantaa ennen kuin esim. luontopolusta tehtiin päätöstä.

Mikä kaikki olikaan arviointia?

Saatat ehkä miettiä, että tehtiinkö tuossa aidosti arviointia, vai vain normaalia suunnittelua. Minulle ja minusta se oli arviointia. Se, mikä siitä teki arviointia, oli ennen kaikkea kaksi asiaa:

  1. Arviointia tehtiin muustakin kuin operatiivisesta näkökulmasta
  2. Arviointiprosessissa oli aina vähintään 3 eri näkökulmaa ja vaihtoehtoista polkua (YVA arvioinnin periaatteiden mukaisesti)

 

Kun projekti sitten saatiin päätökseen, oli loppuarvioinnin aika. Kriittiset mittarit olivat:

  1. Oliko projekti saatettu taloudellisesti suunnitellussa puitteessa valmiiksi
  2. Oliko vältytty hidastavilta ja resursseja kuluttavilta valituksilta
  3. Oliko saavutettu laatutaso sellainen, kuin alussa arkkitehtien kanssa oli kuvattu.

 

Loppuarvioinnissa todettiin, että kaikki kolme kriittistä mittaria osoittivat onnistumista. Muutamassa kohdassa jälkiarviointi paljasti myös erityisen positiivisia tuloksia:

  • Projektin puitteissa oli elvytetty yksi tammukkapuro (tämä oli osa asukaspalautteesta saatua tietoa, ”siinä purossa on joskus ollut tammukoita)
  • Paikallista järveä kuormittava alueen ulkopuolisen kuormittajan vaikutus tuli näkyväksi ja siihen pystyttiin sen jälkeen vaikuttamaan

 

Arviointi voidaan tässä casessa jakaa kolmeen eri tyyppiseen arviointiin:

  • Oppiva arviointi
  • Kehittävä arviointi
  • Reflektoiva arviointi

 

Oppiva arviointi oli muiden golfkenttäprojektien toteutusten puutteellisuuksien arviointia ja niistä oppien muodostamista. Tämä oli aivan ratkaisevaa siinä, että osattiin osallistaa alueen yhteisöä oikealla tavalla ja ennakoivasti. Oppiva arviointi sisälsi vahvasti myös tunteiden ja tuntemusten käsittelyn arviointia.

Kehittävä arviointi oli erilaisten tapahtumien jälkeen havaitun arviointia ja oppivaa arviointia seuraavia askeleita varten. Kehittävässä arvioinnissa oli merkityksellistä se, että sitä tehtiin ensin eri toimijoiden näkökulmista ja sen jälkeen koostettiin eri näkökulmien kautta muodostuneista tärkeimpien havaintojen ja jatkotoimien lista. Kehittävän arvioinnin kohdalla voidaan todeta, että sen tulokset fokusoituivat ihan muualle, kuin projektin varsinaiseen tekemiseen. Tähänkin vaiheeseen kuului olennaisena osana ihmisten tunteiden arviointi sekä tehtävien ratkaisujen herättämien tunteiden arviointi ja tekemisen suunnittelu niiden pohjalta.

Reflektoiva arviointi oli selkeästi projektin jälkeen tehtyä. Siinä käytiin läpi saavutettu tulos, muodostuneet vaikutukset sekä myös sitä, mikä aiheutti ongelmia ja kustannuksia. Tavoitteena oli tunnistaa, miten voisi jatkossa välttyä tunnistetuilta ongelmilta ja kustannuksilta.

Kun tuosta hankkeesta on jo vuosia, niin voin todeta, että arviointityö tuotti odotettuakin parempia tuloksia. Valitusten jääminen kokonaan pois mahdollisti etenemisen ja resurssien käytön suunnitellusti. Kenttä saatiin rakennettua monimuotoiseksi, Natura aluetta hyödyntäen ja palvellen ja ainakin pieneltä osin monimuotoisuutta (tammukat) selkeästi parantaen.

Mikä siis oli se merkittävin oppi tästä prosessista? Arviointi pitää ymmärtää hyödyllisenä prosessina ja osana kehittävää toimintaa. Arvioinnin tulee kattaa tekniset asiat, mutta onnistunut arviointi tarkoittaa myös sen ymmärtämistä, että mistä ja miksi ja millaisia tunteita asia on herättänyt. Tuntemusta ja tunteiden arviointi on aina haastavaa, absoluuttista vastausta on vaikeampi saada (kuin perinteisistä mitattavista suureista). Ja juuri siksi pitäisi arvioinnissa yhä laajemmin käydä keskustelua myös tunteiden ja tuntemusten näkökulmasta. On parempi osua 50 % kohdalleen, kuin että asia jää kokonaan huomaamatta.

Blogin kuvat Kari I. Mattila (artikkelikuva tsg pixels on Unsplash)