Kriittinen ystävä – järjestöjen oppimisen ja kehittymisen moottori

Organisaatiot toimivat tänä päivänä jatkuvasti muuttuvassa ja monimutkaistuvassa toimintaympäristössä. Tämä asettaa niille paineita oppia nopeasti, mukautua ja kehittää toimintaa ketterästi. Perinteiset evaluointimallit eivät aina vastaa tähän tarpeeseen – niiden tulokset tulevat usein liian myöhään, vasta kun arvioitava toiminta on jo päättynyt.

Yksi vastaus tähän haasteeseen on niin sanottu kriittinen ystävä -lähestymistapa. Se ei ole vain arviointimenetelmä, vaan jatkuvaa dialogia, oppimista ja kehittämistä mahdollistava kumppanuus.

Suomalaisten kehitysjärjestöjen EU-yhdistys Kehys hyödynsi kahta kriittistä ystävää vuosien 2016–2017 ohjelmansa arvioinnissa. Prosessi korvasi tavanomaisen ohjelmakauden loppuevaluoinnin, täydensi ulkoministeriön tilaamaa laajempaa evaluointia ja antoi arvokasta tukea seuraavaan ohjelman suunnitteluun etenkin seurattavuuden ja arvioitavuuden näkökulmasta. Kriittiset ystävät fasilitoivat Kehyksessä sisäisiä keskusteluja ja oman toiminnan tarkastelua. Kehyksen toiminta painottuu vahvasti vaikuttamistyöhön ja kriittinen ystävä -menetelmän koettiin mahdollistaneen työn vaikuttavuuden paremman arvioinnin.

Mikä on kriittinen ystävä?

Kriittinen ystävä on luotettava henkilö, joka tarkastelee organisaation toimintaa tai hanketta samanaikaisesti sekä tukien että haastamalla. Hän toimii eräänlaisena sparraajana, joka voi esittää vaikeitakin kysymyksiä, tuo esiin uusia näkökulmia ja antaa rakentavaa palautetta. Keskeistä on, että hän tekee tämän organisaation ja evaluaattorin parhaaksi, ei ulkopuolisena tuomarina. Kriittisen ystävän roolin ytimessä ovat luottamus, rehellinen kritiikki ja yhteinen oppiminen.

Kriittisellä ystävällä on tärkeä tehtävä myös evaluoinnin käytettävyyden varmistamisessa. Hän auttaa huolehtimaan siitä, että evaluoinnin tarkastelemat kysymykset vastaavat organisaation tarpeisiin ja tuottavat tietoa, jonka avulla toimintaa voidaan kehittää ja keskeisiin haasteisiin löytää vastauksia. Erityisen tärkeää tämä on hanke- ja prosessievaluoinneissa, joissa kriittisen ystävän tulisi olla mukana jo alusta lähtien ja läpi koko evaluointiprosessin.

Evaluoinnin tavoite, tehtäväkuvaus ja evaluointikysymykset muodostavat perustan koko arvioinnille. Jos nämä eivät ole riittävän hyvin määriteltyjä, evaluoinnin käytettävyys heikkenee, eikä tilaaja välttämättä saa vastauksia niihin kysymyksiin, joiden ratkaisemiseksi arviointi on käynnistetty. Kriittinen ystävä voi omalla panoksellaan auttaa varmistamaan, että arvioinnin suunta pysyy tarkoituksenmukaisena ja että sen tuottama tieto on aidosti hyödynnettävissä.

Paras lopputulos saavutetaan silloin, kun arvioitavuus on huomioitu jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Tämän vuoksi kriittisellä ystävällä voisi olla merkittävä rooli jo ennen hankkeen käynnistymistä, esimerkiksi hankesuunnitelmaa laadittaessa. Näin voidaan varmistaa, että tavoitteet, seuranta ja arviointi muodostavat johdonmukaisen kokonaisuuden, joka tukee sekä oppimista että toiminnan kehittämistä.

Miksi perinteinen arviointi ei riitä?

Monissa tapauksissa evaluointi on pitkälti jälkikäteistä arviointia tehdystä tai jo päättyneestä työstä. Tämä tarkoittaa usein sitä, että

• Tulokset tulevat usein liian myöhään hyödyttääkseen käynnissä olevaa työtä

• Monitorointi ja evaluointi toimivat erillään

• Kehittämisen mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä

Kriittinen ystävä paikkaa tätä aukkoa tuomalla arvioinnin osaksi päätöksentekoa jo prosessin aikana.

Mitä lisäarvoa kriittinen ystävä tuo?

1. Jatkuva oppiminen ja ajantasainen tieto

Jotta organisaatioilla olisi paremmat mahdollisuudet oppia, ne tarvitsevat välitöntä tietoa  – eivät vasta myöhemmin. Siksi kriittinen ystävä mahdollistaa nopeamman reagoinnin, päätöksenteon tukemisen ja toiminnan jatkuvan mukauttamisen. Evaluointeja voidaan toki hyödyntää myös uuden suunnittelussa.

2. Monipuoliset arviointimenetelmät

Yksi menetelmä ei riitä kaikkeen. Kriittinen ystävä täydentää muita arviointitapoja ja auttaa yhdistämään eri näkökulmia, tuomaan yhteen rahoittajien, työntekijöiden ja sidosryhmien tarpeet ja vahvistamaan kokonaiskuvaa. Hankkeita evaluoitaessa erityisesti opit ja suositukset tulevia hankkeita ajatellen ovat tärkeitä osia.

Hyvä kriittinen ystävä tuntee arvioinnin peruskriteerit, eri arviointimenetelmät, hän tuntee substanssin ja on ehkä itsekin päässyt hyödyntämään erilaisia evaluointeja.

Kriittinen ystävä ei saa vaarantaa evaluoinnin riippumattomuutta. Evaluoinnin perusperiaatteita tulee kunnioittaa.

3. Avoimuus ja rakentava kritiikki

Todellinen kehitys alkaa vasta, kun organisaatio tai evaluaattori on valmis kuulemaan myös epämiellyttäviä asioita. Kriittinen ystävä esittää omia näkemyksiään, ja organisaatio tai evaluaattori päättää itse mitä se huomio, mitä ei. Hyvä kommunikaatio toimijoiden välillä on onnistumisen edellytys. Tämä vaatii luottamusta, aitoa halua kehittyä ja tilaa keskustelulle.

4. Osallistava lähestymistapa

Kriittinen ystävä toimii usein fasilitaattorina, joka tuo yhteen eri toimijat kuten ohjausryhmät, päättäjät ja evaluaattorit, vahvistaa yhteistä ymmärrystä ja lisää sitoutumista ja omistajuutta.

5. Kriittinen ystävä sparraajana

Hanke- tai prosessievaluoinnissa on tärkeää, että kriittinen ystävä on mukana alusta alkaen läpi koko prosessin. Evaluoinnin tavoite, tehtäväkuvaus ja evaluointikysymykset ovat olennaiset osat kokonaisuudessa. Jos nämä eivät ole kohdallaan, voidaan olla varmoja, että evaluoinnin käytettävyys kärsii eikä tilaaja saa vastausta haasteisiinsa.

Paras lopputulos saadaan, jos hankesuunnitelmassa on jo huomioitu tulosten evaluoitavuus. Kriittisellä ystävällä voisi olla roolia jo hankkeen suunnitteluvaiheessa

6. Luottamukseen perustuva kehitysote

Yksi keskeinen oivallus on, että kriittinen ystävä rakentaa kehitystä vahvuuksien varaan. Lähestymistavan ytimessä on tunnistaa, mikä jo toimii, kehittää sitä eteenpäin ja luoda turvallinen tila palautteelle.

Kriittinen ystävä haastaa myös pohtimaan arvioinnin roolia laajemmin:

• Kuka evaluoinnista oikeastaan oppii ja hyötyy?

• Kenellä on omistajuus tuloksiin?

• Ovatko evaluoinnin suositukset tarkoituksenmukaisia ja realistisia täytäntöönpanna?

• Mitä meidän pitäisi mitata – vaikutuksia, oppimista vai sopeutumiskykyä? Miten yhdistämme monitoroinnin ja evaluoinnin paremmin?

• Onko suositusten täytäntöönpano johtanut toivottuun kehityskulkuun ja lopputulokseen? Milloin tarkistetaan?

Ehkä tärkein kysymys kuuluu: olemmeko siirtymässä kohti mallia, jossa arviointi, oppiminen ja kehittäminen sulautuvat yhdeksi jatkuvaksi prosessiksi?

Lopuksi

Kriittinen ystävä ei ole vain menetelmä – se on toimintatapa. Se tuo arvioinnin lähemmäksi arkea, muuttaa sen menneisyyden tarkastelusta tulevaisuuden rakentamiseksi ja tekee oppimisesta ja tarkastelusta jatkuvaa.

Organisaatioille, jotka haluavat pysyä mukana muutoksessa tai varmistaa evaluoinnin hyödyllisyyden, kriittinen ystävä voi olla juuri se puuttuva palanen: luotettava kumppani, joka auttaa näkemään kirkkaammin ja tarkastelemaan rohkeammin.

Jos ette ole vielä käyttänyt kriittistä ystävää evaluoinneissanne, suosittelemme kokeilemista. Meillä on ainoastaan positiivista kokemusta menettelytavan käyttämisestä.

Kirjoittajat

Rilli Lappalainen on kestävyys-, kehitys- ja kansalaisyhteiskuntakysymyksiin perehtynyt Finnsus Oy:n toimitusjohtaja. Finnsus tukee sekä suomalaisia että kansainvälisiä organisaatioita kestävyyshaasteiden ratkaisemisessa, strategiatyössä, johtamisen kehittämisessä sekä vaikuttavuuden vahvistamisessa.

Anu Saxén on eläkkeellä oleva suurlähettiläs, jolla on pitkä kokemus mm evaluoinneista ja organisaatioiden kehittämisestä. Hän perusti Teranga Consulting nimisen konsulttiyrityksen, minkä nimissä hän toimii erilaisissa asiantuntijatehtävissä mm kriittisenä ystävänä evaluoinneissa.