Tekoäly tukiälynä tarkastuslautakuntien arviointityössä

Tarkastuslautakuntien arviointityössä käsitellään yhä suurempia tietomääriä, mutta käytettävissä oleva työaika ei lisäänny samassa suhteessa. Voiko tekoäly olla ratkaisu tähän ongelmaan? 

Jyväskylän kaupungissa on pilotoitu tekoälyn käyttöä osana tarkastuslautakunnan arviointiprosessia. Tarkastuslautakunta on kunnan, hyvinvointialueen, kuntayhtymän ja maakunnan liiton lakisääteinen toimielin, jonka tehtävänä on arvioida valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista sekä toiminnan tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.

Kokemusten perusteella tekoälyllä on selkeä potentiaali arviointityön tukena. Se ei korvaa asiantuntijoita, mutta voi merkittävästi tehostaa ja sujuvoittaa arviointiaineiston keruuta, analysointia ja arvioinnin tulosten esittämistä.

Tekoälyn hyödyt korostuvat erityisesti silloin, kun arvioidaan usean organisaation yhteisten strategisten tavoitteiden toteutumista. Esimerkiksi asukkaiden hyvinvoinnin tai luonnon monimuotoisuuden edistäminen on jaettu tavoite, jota eri toimijat toteuttavat omista lähtökohdistaan. Tekoäly auttaa kokoamaan hajanaista tietoa eri lähteistä ja muodostamaan kokonaiskuvan, joka tukee vaikuttavampaa päätöksentekoa.

Tukea suunnitteluun, aineiston keruuseen ja analyysiin

Tekoälyä voidaan hyödyntää arviointiprosessin eri vaiheissa.

Suunnittelussa se auttaa taustoittamaan aihetta ja jäsentämään erilaisia näkökulmia. Tiedonhaku laajoista aineistoista nopeutuu huomattavasti verrattuna perinteisiin keinoihin, mikä helpottaa myös arviointikysymysten ja -rajausten muodostamista.

Suurin hyöty syntyy aineiston keruussa ja analyysissa

Tarkastuslautakunta kerää tietoa usein asiantuntijoiden, henkilöstön ja luottamushenkilöiden kuulemisilla. Tekoäly voi laatia tausta-aineiston pohjalta kysely- tai haastattelurunkoja sekä ensimmäisiä versioita aineistonkeruulomakkeista. Näitä voidaan käyttää esimerkiksi arvioitaessa, toteutuuko palvelutoiminta lakien, ohjeiden tai suunnitelmien mukaisesti.

Käytännössä tekoäly on tuottanut kysymyspatteristoja valmiiden aineistojen pohjalta. Tietojärjestelmäympäristöön integroituna se mahdollistaa myös sujuvan tiedon hyödyntämisen: kyselyt voidaan toteuttaa verkkolomakkeella ja vastaukset analysoida taulukkolaskentaohjelmassa.

Tekoälyä voidaan hyödyntää myös vastausten käsittelyssä:

• keskeisten teemojen tunnistamisessa

• vastausten luokittelussa

• poikkeamien esiin nostamisessa

• kaavioiden tuottamisessa

• vertailujen ja laskelmien tekemisessä.

Näin on ollut mahdollista kerätä ja käsitellä laajempia aineistoja pienemmällä työmäärällä. Merkittävin hyöty ei välttämättä olekaan pelkästään ajan säästö, vaan se, että arvioinnissa voidaan hyödyntää enemmän tietoa kuin aikaisemmin. Tämä vahvistaa arvioinnin tietopohjaa ja tukee perustellumpien johtopäätösten tekemistä.

Lisäksi tekoälyä on käytetty arviointitekstien viimeistelyssä, kuten tiivistämisessä, yhteenvetojen laatimisessa ja kielen selkeyttämisessä. Keskeisten havaintojen kokoaminen laajoista teksteistä on onnistunut varsin laadukkaasti.

Hyötyjä, mutta myös rajoitteita

Tekoäly on tukenut arviointityötä ennen kaikkea kahdella tavalla: tehokkuuden lisääjänä ja työn mielekkyyden parantajana. Se vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa suurten tietomassojen käsittelyä ja vapauttaa aikaa vaativampaan asiantuntijatyöhön. Samalla arvioinneista saadaan aiempaa laaja-alaisempia, mikä voi parantaa niiden laatua ja vaikuttavuutta.

Täysin ongelmatonta tekoälyn käyttö ei kuitenkaan ole.

• Tekoäly voi tuottaa virheellistä tietoa uskottavassa muodossa.

• Vastaukset voivat olla vinoutuneita tai jopa harhaanjohtavia.

• Kehotteiden (promptien) muotoilu vaikuttaa merkittävästi lopputulokseen.

Erityisesti uuden tekstin tuottamisessa asiavirheet ovat mahdollisia, kun taas olemassa olevan aineiston analysoinnissa tekoäly toimii luotettavammin. Siksi käyttäjän asiantuntemus ja kriittinen arviointi ovat välttämättömiä. Vastuu lopputuloksesta on aina ihmisellä.

Vaikka tekoälyn tuottaman tiedon tarkistaminen vie aikaa, se on silti usein huomattavasti nopeampaa kuin koko prosessin tekeminen manuaalisesti. Samalla on tärkeää varmistaa, että tekoälyn käyttö tukee tarkastuslautakunnan arviointityön keskeisiä periaatteita, kuten riippumattomuutta ja objektiivisuutta.

Tukiäly, ei korvaaja

Laadukas arviointityö edellyttää edelleen ihmisen harkintaa, asiantuntemusta ja kykyä tulkita kokonaisuuksia. Näissä tekoäly ei ainakaan vielä korvaa ihmistä.

Tekoäly kuitenkin kehittyy jatkuvasti, ja esimerkiksi erilaisten agenttiratkaisujen odotetaan laajentavan sen käyttömahdollisuuksia entisestään. Siksi on tärkeää tunnistaa toimivat käyttötavat ja kehittää arvioinnin tekijöiden osaamista systemaattisesti.

Tekoäly ei ole asiantuntijan korvaaja, mutta se on tehokas työpari. Ehkä osuvin kuvaus onkin tämä: tekoäly on tukiälyä. Parhaimmillaan se voi parantaa arviointityön laatua ja vaikuttavuutta. Tekoäly ei muuta tarkastuslautakunnan perustehtävää, mutta se voi muuttaa merkittävästi sitä, miten arviointia käytännössä tehdään.

Blogin kirjoittajat: 

Petra Holkko, HM, toimii Jyväskylän kaupungin kaupunkitarkastajana. Hän tekee ulkoista tuloksellisuus- ja tarkoituksenmukaisuusarviointia Jyväskylän kaupunginvaltuustolle.

Tarja Saarelainen, dosentti, HTT, JHTT toimii Jyväskylän kaupunginreviisorina. Hän tekee ulkoista tuloksellisuus- ja tarkoituksenmukaisuusarviointia Jyväskylän kaupunginvaltuustolle.